Persondata

Privatlivspolitik for Hotel Norden

Et af Hotel Nordens overordnede mål er at opretholde det højeste niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder, leverandører, jobansøgere og medarbejdere. Dette gør sig også gældende, når det kommer til beskyttelsen af personoplysninger. Hotel Norden ønsker med denne politik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan Hotel Norden håndterer dine personoplysninger. 

Dataansvarlig

Hotel Norden er dataansvarlig.

Kontaktoplysninger er:

Hotel Norden
Storegade 55
DK-6100 Haderslev
Telefon: +45 7452 4030
E-mail: info@hotelnorden.dk

Ledelse/kontaktperson:
Julie Larsen
Telefon: +45 5060 0158
E-mail: gdpr@danske-hoteller.dk

Hotel Norden håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Hotel Norden indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde bestiller og køber én eller flere af Hotel Nordens serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til Hotel Norden, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Hotel Norden.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Hotel Norden afgiver til Hotel Norden i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Hotel Norden.

Hotel Nordens indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Hotel Norden på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Hotel Nordens serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Hotel Norden.
• Fra B2B marked. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Hotel Nordens serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.
• Gennem browsercookies og web beacons.
• I forbindelse med brug af Hotel Nordens digitale ydelser.
• Ved deltagelse i Danske Hotellers bonus/fordelsprogram og ved abonnement på Danske Hotellers nyhedsbrev.
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via video- og tv-overvågning.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning, der er opsat forskellige steder, hvor der er skiltet med, at der er overvågning, sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

Oplysninger som Hotel Norden indsamler

Hotel Norden indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme personoplysninger.
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik, herunder også brugen af Hotel Nordens app og/eller andre digitale serviceydelser.
• Brugen af Danske Hotellers bonus/fordelsprogram.
• Oplysninger fra Hotel Nordens kundeundersøgelser.
• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
• Oplysninger fra Hotel Nordens sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Hotel Norden.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde/leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Hotel Norden yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Hotel Norden betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener, bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger
• Politisk/religiøs overbevisning

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger, opfatter Hotel Norden dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Hotel Norden modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Hotel Norden i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Hotel Norden har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Nordens vilkår og betingelser samt Hotel Nordens persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

Betaling med betalingskort  

Hotel Norden anvender Netaxept (Nets) til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. Netaxept og Hotel Norden er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer Hotel Norden de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, så længe de vurderes relevante, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål eller hvis der er fejl i bestillingen. 

Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Hotel Norden indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Hotel Norden indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Hotel Nordens serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om – og salg – af produkter og ydelser.
• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Hotel Nordens serviceydelser.
• Tilpasning af Hotel Nordens markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse.
• Tilpasning af Hotel Nordens samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Hotel Norden, herunder eventuel deltagelse i Danske Hotellers bonus/fordelsprogram.
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Hotel Norden vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Hotel Norden, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Hotel Norden behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Hotel Nordens behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Hotel Norden forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste-/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Hotel Norden og kvaliteten af Hotel Nordens serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Hotel Norden oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Hotel Norden alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

I nogle situationer modtager Hotel Norden personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Nordens vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Hotel Norden er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år. 

Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Norden behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Hotel Norden har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Hotel Norden har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Hotel Norden ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Hotel Norden ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Hotel Norden har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Hotel Norden. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Hotel Norden er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Hotel Norden om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Hotel Norden er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Hotel Norden, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Hotel Norden.

Skriftlig anmodning sendes til Hotel Norden, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1.

Hotel Norden vil så vidt muligt inden for 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Hotel Norden vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Hotel Norden vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hotel Norden tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Hvis du ansøger om en stilling hos Hotel Norden

Hotel Norden er dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, som er indeholdt i ansøgninger eller som fremkommer som led i en ansættelsesproces.

Hotel Norden behandler som led i Hotel Nordens rekruttering de oplysninger, som ansøgere fremkommer med i deres ansøgninger, herunder oplysninger som navn, adresse, uddannelse, erhvervserfaring mv., dvs. som udgangspunkt alene almindelige oplysninger. Det anbefales ikke at fremkomme med personfølsomme oplysninger, såsom helbredsoplysninger, race, religion, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, straffeforhold mv. i ansøgningen. Hvis Hotel Norden får behov for at indhente og behandle personfølsomme oplysninger, f.eks. straffeattest, om en ansøger, vil dette alene ske efter forudgående samtykke fra den pågældende ansøger.

Personoplysningerne stammer dels fra ansøgeren, men eventuelt også fra offentligt tilgængelige kilder (som eksempelvis Facebook og LinkedIn). Hotel Norden anvender ikke personprofilering til at træffe automatiske afgørelser, der i væsentlig grad kan påvirke ansøgerens rettigheder og frihedsrettigheder.

Hjemlen til at behandle ansøgerens oplysninger findes i persondataforordningens artikel 6, litra a (samtykke), litra b (foranstaltninger forud for indgåelse af kontrakt) og litra f (interessevaretagelse).

Hotel Norden kan i visse tilfælde videregive ansøgeres personoplysninger, hvis det er påkrævet af gældende lovgivning eller en domsafgørelse. Oplysninger kan dertil videregives til eksterne modtagere, herunder eventuel rekrutteringsbureau/headhunter, revisor og databehandlere. Nogle af Hotel Nordens databehandlere kan være beliggende udenfor EU/EØS, men alle med lovligt overførelsesgrundlag.

Hvis en ansøger får afslag på det ansøgte job, gemmer Hotel Norden ansøgerens ansøgning og oplysninger i op til et halvt år efter afslaget, og hvis der kommer andre stillinger, der matcher den pågældende ansøgers profil, kan Hotel Norden rette henvendelse til den pågældende ansøger med henblik på besættelse af denne stilling. Ansøgninger slettes således efter 6 mdr., medmindre den pågældende ansøger giver tilladelse til, at Hotel Norden kan gemme ansøgningen i længere tid.

Ansøgere har altid ret til at få oplyst, hvilke oplysninger Hotel Norden har om ansøgeren. Ansøgere har også ret til at få korrigeret deres oplysninger, hvis disse ikke er korrekte, ligesom ansøgere har ret til at komme med indsigelse mod eller anmodning om sletning eller begrænsning af behandlingen af ansøgerens oplysninger.

Såfremt ansøgeren tilbydes ansættelse hos Hotel Norden, gemmes de oplysninger, som er indhentet i forbindelse med ansættelsesproceduren. Oplysninger om ansatte behandles i henhold til Hotel Nordens persondatapolitik for medarbejdere, som findes i Danske Hotellers Personaleguide.

Hotel Norden har truffet en række teknologiske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte ansøgeres personoplysninger mod manipulation, tab mv., samt mod at andre uberettiget får adgang til ansøgeres oplysninger. Kun de ansatte hos Hotel Norden, der som led i deres arbejde har behov for kendskab til ansøgeres personoplysninger, har adgang til disse. Hotel Nordens sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Hotel Norden beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Hotel Norden, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.

Hotel Norden kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Hotel Norden tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.

Alle kundekort med persondata, anonymiseres i Hotel Nordens bookingsystem efter 1 års inaktivitet.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Hotel Norden underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Hotel Nordens sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Hotel Norden benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Hotel Norden indgår løbende databehandleraftaler med alle Hotel Nordens leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau, for så vidt angår de registreredes personoplysninger. Nogle af Hotel Nordens databehandlere kan være beliggende udenfor EU/EØS, men alle med lovligt overførelsesgrundlag.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster, kunder og leverandørers behov deler Hotel Norden udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom bank, revisor, restauranter, hoteller etc.

Hotel Norden er en del af en koncern. Derfor kan de registreredes personoplysninger endvidere deles og videregives internt i koncernen. Formålet med denne deling er at kunne give gæsten/kunden/leverandøren den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i koncernen gæsten/kunden/leverandøren benytter sig af.

Hotel Norden er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtet til at videregive personoplysninger eller forpligtet hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Hotel Norden sletter dine personoplysninger, når Hotel Nordens lovmæssige forpligtelse ophører eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede.

Cookies

Hotel Norden anvender cookies. Yderligere oplysning om Hotel Nordens cookiepolitik kan indhentes på virksomhedens hjemmeside.

Klage

Klage over Hotel Nordens behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon +45 3319 3200 – e-mail dt@datatilsynet.dk.

Opdateret 22. juni 2023